AGB
Allgemeine Geschäftsbedingungen der SmartReception
Inhaber: Isam Al-Ani · Max Schwarze Weg 27A · 46236 Bottrop · info@smartreception.org · Kleinunternehmer gem. § 19 UStG
§ 1 Geltungsbereich
Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB") der SmartReception, Inhaber Isam Al-Ani, Max Schwarze Weg 27A, 46236 Bottrop (nachfolgend „SmartReception"), gelten für alle Leistungsverträge zwischen SmartReception und dem Auftraggeber (nachfolgend „Kunde"). Die AGB gelten ausschließlich für Unternehmer im Sinne des § 14 BGB sowie für juristische Personen des öffentlichen Rechts (B2B). Entgegenstehende oder abweichende Bedingungen des Kunden werden nicht anerkannt, es sei denn, SmartReception stimmt ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zu.
§ 2 Leistungsangebot
SmartReception erbringt IT-Dienstleistungen in folgenden Bereichen: (1) KI-Telefonassistenten – intelligente Voicebots zur 24/7-Anrufbearbeitung, Terminbuchung und FAQ-Beantwortung; (2) Webentwicklung – individuelle Webseiten, Landing Pages und Web-Applikationen; (3) SaaS-Entwicklung – skalierbare Cloud-Plattformen mit Subscription-Management; (4) App-Entwicklung – native und plattformübergreifende Apps für iOS und Android; (5) Windows-Software – maßgeschneiderte Desktop-Anwendungen; (6) Systemintegration – API-Entwicklung, Webhooks und Datenmigration. Der konkrete Leistungsumfang ergibt sich aus dem jeweiligen Angebot oder der Auftragsbestätigung.
§ 3 Vertragsschluss
Angebote von SmartReception sind freibleibend und unverbindlich. Ein Vertrag kommt erst durch (a) schriftliche Auftragsbestätigung per E-Mail durch SmartReception oder (b) den tatsächlichen Beginn der Leistungserbringung zustande. Bei monatlichen Abonnements (KI-Telefonie) beginnt die Vertragslaufzeit mit der Freischaltung des Assistenten. Mündliche Nebenabreden bedürfen der schriftlichen Bestätigung.
§ 4 Festpreisgarantie
SmartReception gewährt für alle Einmalprojekte (Webseiten, SaaS, Apps, Windows-Software) eine Festpreisgarantie: Der vereinbarte Preis wird ohne ausdrückliche schriftliche Zustimmung des Kunden nicht erhöht. Zusatzleistungen, die über den vereinbarten Leistungsumfang hinausgehen (Change Requests), werden separat angeboten und erst nach Freigabe durch den Kunden umgesetzt. Für Stunden- oder Beratungsleistungen gilt der im Angebot genannte Stundensatz.
§ 5 Zahlungsbedingungen
(1) Einmalprojekte: Die Vergütung wird nach der 50/50-Regelung fällig — 50 % bei Projektstart, 50 % bei Abnahme und Übergabe. (2) KI-Telefonie-Abonnements: Die monatliche Gebühr ist jeweils zum 1. des Monats im Voraus fällig. (3) Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen nach Ausstellung ohne Abzug zahlbar. (4) Bei Zahlungsverzug sind Zinsen in Höhe von 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 2 BGB) fällig. Mahngebühren von 5 € je Mahnung werden zusätzlich berechnet. (5) SmartReception ist als Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG nicht umsatzsteuerpflichtig — auf Rechnungen wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen.
§ 6 Mitwirkungspflichten des Kunden
Der Kunde ist verpflichtet, SmartReception alle für die Leistungserbringung notwendigen Informationen, Zugangsdaten, Texte, Bilder und Materialien rechtzeitig und vollständig bereitzustellen. Bei KI-Telefonie ist der Kunde verpflichtet, anrufende Endnutzer über den Einsatz eines KI-Assistenten zu informieren, soweit dies nicht bereits durch SmartReception im System konfiguriert ist. Verzögerungen durch mangelnde Mitwirkung verlängern vereinbarte Lieferfristen entsprechend und berechtigen SmartReception zur anteiligen Zwischenabrechnung bereits erbrachter Leistungen.
§ 7 Lieferfristen
Angaben zu Lieferzeiten (z. B. „Webseite in 7 Tagen") sind unverbindliche Richtwerte, sofern keine verbindliche Terminfestlegung in der Auftragsbestätigung erfolgt ist. Verbindliche Termine werden ausdrücklich als solche bezeichnet. Höhere Gewalt, technische Störungen bei Drittanbietern oder verspätete Mitwirkung des Kunden berechtigen SmartReception zur angemessenen Fristverlängerung.
§ 8 Abnahme
Nach Fertigstellung einer Leistung stellt SmartReception die Ergebnisse dem Kunden zur Verfügung und fordert zur Abnahme auf. Der Kunde hat innerhalb von 10 Werktagen Mängel schriftlich und nachvollziehbar mitzuteilen. Erfolgt keine Rückmeldung innerhalb dieser Frist, gilt die Leistung als abgenommen. Unwesentliche Mängel berechtigen nicht zur Verweigerung der Abnahme, werden aber kostenfrei behoben.
§ 9 Gewährleistung
(1) SmartReception behebt Mängel, die innerhalb von 30 Tagen nach Abnahme schriftlich gemeldet werden, kostenfrei innerhalb angemessener Frist. (2) Keine Gewährleistung besteht für: Mängel durch unsachgemäße Nutzung, Eingriffe Dritter, Kompatibilitätsprobleme durch nachträglich geänderte Systemumgebungen des Kunden oder nicht abgestimmte Eigenmodifikationen. (3) Für KI-Telefonie-Dienste: SmartReception gewährleistet die vereinbarte Systemverfügbarkeit, haftet jedoch nicht für Ausfälle von Drittanbieter-Infrastruktur (Telefonanbieter, KI-Modelle) die außerhalb unseres Einflussbereichs liegen.
§ 10 Haftungsbeschränkung
SmartReception haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie bei schuldhafter Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit. Bei leichter Fahrlässigkeit haftet SmartReception nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) und nur in Höhe des vertragstypisch vorhersehbaren Schadens, maximal jedoch in Höhe des Auftragswertes. Eine Haftung für entgangenen Gewinn, mittelbare Schäden, Datenverluste oder Folgeschäden ist — soweit gesetzlich zulässig — ausgeschlossen. Für den KI-Telefonassistenten gilt: SmartReception haftet nicht für fehlerhafte KI-Antworten, sofern das System bestimmungsgemäß eingesetzt wird.
§ 11 Urheberrecht & Nutzungsrechte
Alle im Rahmen eines Auftrags erstellten Werke (Code, Design, Texte, Konzepte) bleiben urheberrechtlich bei SmartReception (Isam Al-Ani). Nach vollständiger und fristgerechter Zahlung erhält der Kunde das einfache, zeitlich und räumlich unbeschränkte Nutzungsrecht an den erstellten Werken für den vereinbarten Verwendungszweck. Die Weiterlizenzierung an Dritte bedarf der gesonderten schriftlichen Zustimmung. Eine Quellcode-Übergabe erfolgt nur im schriftlich vereinbarten Umfang. Für SaaS-Produkte die SmartReception im eigenen Namen betreibt, räumt SmartReception dem Kunden ein zeitlich auf die Vertragslaufzeit beschränktes Nutzungsrecht ein.
§ 12 Datenschutz & Auftragsverarbeitung
Im Rahmen der Leistungserbringung verarbeitet SmartReception personenbezogene Daten gemäß DSGVO. Soweit SmartReception im Auftrag des Kunden personenbezogene Daten verarbeitet (insbesondere bei KI-Telefonie und SaaS-Projekten), schließen die Parteien einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO. Der Kunde ist dafür verantwortlich, dass Endnutzer über die Datenverarbeitung durch SmartReception-Systeme datenschutzkonform informiert werden. Näheres regelt die Datenschutzerklärung unter smartreception.org/datenschutz.
§ 13 Vertraulichkeit
Beide Parteien verpflichten sich, alle im Rahmen der Zusammenarbeit erlangten vertraulichen Informationen — insbesondere Geschäftszahlen, technische Konzepte, Zugangsdaten und Kundendaten — gegenüber Dritten geheim zu halten und nicht zu verwenden. Diese Pflicht gilt drei Jahre über das Vertragsende hinaus. SmartReception ist berechtigt, das Projekt zu Referenzzwecken zu nennen, es sei denn, der Kunde widerspricht ausdrücklich.
§ 14 Kündigung von Abonnements (KI-Telefonie)
Monatliche KI-Telefonie-Abonnements können mit einer Frist von 30 Tagen zum Monatsende ordentlich gekündigt werden. Bei Jahresverträgen gilt eine Kündigungsfrist von 3 Monaten zum Vertragsende. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund für SmartReception liegt vor, wenn der Kunde mit zwei monatlichen Zahlungen in Verzug ist oder wenn der Kunde das System für rechtswidrige Zwecke nutzt. Im Kündigungsfall werden erbrachte Leistungen anteilig abgerechnet; nicht in Anspruch genommene Vorausleistungen werden nicht erstattet.
§ 15 Änderungen der AGB
SmartReception ist berechtigt, diese AGB mit einer Ankündigungsfrist von 30 Tagen zu ändern. Änderungen werden dem Kunden per E-Mail mitgeteilt. Widerspricht der Kunde den geänderten AGB nicht innerhalb von 14 Tagen nach Mitteilung schriftlich, gelten die geänderten AGB als angenommen. Auf dieses Widerspruchsrecht wird in der Änderungsmitteilung ausdrücklich hingewiesen.
§ 16 Anwendbares Recht & Gerichtsstand
Es gilt ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG). Gerichtsstand für alle Streitigkeiten ist, soweit der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist, Bottrop. SmartReception ist nicht bereit und nicht verpflichtet, an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen.
§ 17 Salvatorische Klausel
Sollte eine Bestimmung dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Anstelle der unwirksamen Bestimmung gilt diejenige wirksame Regelung als vereinbart, die dem wirtschaftlichen Zweck am nächsten kommt.
Stand: April 2026