Datenschutz­erklärung

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Isam Al-Ani · SmartReceptionMax Schwarze Weg 27A, 46236 BottropE-Mail: info@smartreception.orgTel.: +49 1522 3326197

Die folgende Übersicht fasst die Arten der verarbeiteten Daten und die Zwecke ihrer Verarbeitung zusammen.

Zwecke der Verarbeitung: Bereitstellung der Website, Bearbeitung von Anfragen, Vertragserfüllung (Webentwicklung, App-Entwicklung, SaaS, KI-Telefonie), Kundenbetreuung, Rechnungsstellung.

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Einwilligung (z. B. Kontaktformular, KI-Telefonie)
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung (alle Softwareprojekte, KI-Telefonie-Abonnements)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — Rechtliche Verpflichtung (Aufbewahrungsfristen, Rechnungen)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — Berechtigte Interessen (Server-Logs, Sicherheit, Anti-Spam)

Server-Log-Dateien

Bei jedem Aufruf unserer Website übermittelt Ihr Browser automatisch Informationen an den Webserver: IP-Adresse, Browsertyp/-version, Betriebssystem, Referrer-URL und Uhrzeit der Anfrage. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem Betrieb). Speicherdauer: 7 Tage, danach automatische Löschung.

Cookies

Diese Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb der Website erforderlich sind (z. B. Session-Cookies). Keine Werbe- oder Tracking-Cookies. Eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG).

Wenn Sie uns per Kontaktformular, E-Mail, Telefon oder WhatsApp kontaktieren, werden die übermittelten Daten (Name, E-Mail, Nachrichteninhalt) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und ggf. für Anschlussfragen gespeichert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).

WhatsApp: Bei Kontaktaufnahme über WhatsApp gelten die Datenschutzrichtlinien von Meta Platforms Ireland Ltd. Wir empfehlen keine sensiblen Daten über WhatsApp zu übermitteln.

Speicherdauer: Anfragen werden nach vollständiger Klärung gelöscht, soweit keine steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht (10 Jahre nach § 147 AO) besteht.

SmartReception bietet KI-gestützte Telefonassistenten für Unternehmen an. Im Rahmen dieser Leistung werden folgende Daten verarbeitet:

• Anrufmetadaten (Zeitstempel, Rufnummer des Anrufers, Gesprächsdauer)
• Transkriptionen des Gesprächsinhalts (KI-generiert)
• Terminbuchungsdaten (Name, Wunschtermin)
• Weiterleitungsinfos (wenn Anruf an Mitarbeiter übergeben wird)

Hinweis an Endanrufer: Anrufer werden zu Beginn des Gesprächs akustisch darüber informiert, dass sie mit einem KI-Assistenten sprechen. Die Verarbeitung erfolgt im Auftrag des jeweiligen Unternehmens (Auftraggeber von SmartReception).

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung durch SmartReception gegenüber dem Auftraggeber: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). SmartReception agiert hierbei als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO und schließt einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem Auftraggeber ab.

Im Rahmen von Softwareentwicklungsprojekten (Webseiten, SaaS, Apps, Windows-Programme) kann SmartReception Zugang zu Systemen und Daten des Auftraggebers erhalten. Diese Daten werden ausschließlich zur Durchführung des Projekts verwendet und nicht an Dritte weitergegeben. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Gegebenenfalls wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunftsrecht (Art. 15) — Welche Daten wir über Sie gespeichert haben
• Berichtigungsrecht (Art. 16) — Korrektur unrichtiger Daten
• Recht auf Löschung (Art. 17) — „Vergessen werden"
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20) — Daten in maschinenlesbarem Format
• Widerspruchsrecht (Art. 21) — Gegen Verarbeitung auf Basis berechtigter Interessen
• Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3) — Jederzeit für die Zukunft

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: info@smartreception.org

Beschwerderecht: Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für NRW: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, ldi.nrw.de

SmartReception setzt technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) ein, um Ihre Daten gegen unbeabsichtigte oder unbefugte Verarbeitung zu schützen. Diese Website wird über HTTPS übertragen (SSL/TLS-Verschlüsselung). Zugang zu gespeicherten Daten ist auf autorisierte Personen beschränkt. Entwicklungssysteme werden regelmäßig auf Sicherheitslücken überprüft.